リモートワークにも慣れてきたこの頃ですが、オンラインミーティングで数年前の資料を共有しようとして、それがデータ化されていなかったことに気づき、冷や汗が噴き出しました・・・。
その書類、電子化でもっと活用できるかも。
コロナ禍において、企業はテレワーク、オンライン会議、電子印鑑による決済などさまざまな対応を求められています。
中でも過去の書類のPDF化・電子化は、いま多くの企業が急ピッチで進めています。
書類の電子化には、
・情報共有がスピードアップ
・多様な形状の書類情報も管理しやすい
・情報が検索しやすくなり業務効率アップ
・ペーパーレス化で保管コスト削減
など、さまざまなメリットがあるからです。
数年前は紙で保存することが当たり前だった契約書、注文書、申込書などは、電子化しておけば必要な情報をすぐに確認できますし、原本を紛失する危険も少なくなります。でも、書類を1枚1枚複合機でスキャニングするために出社するなんて、リモートワークも本末転倒ですよね。
そこでお薦めしたいのが、書類の電子化アウトソーシングです。
業務をプロセスごと外部に委託するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、いまや企業の事業活動に欠かせません。
エデュプレスでは、単に書類を電子化するだけではなく、書類の引き取りからスキャニング、電子化、データ管理アドバイス、さらにデータ化後の書類の保管や廃棄まで一連のドキュメントサービスを行っています。
例えば、通信講座を提供するA社様からお受けしている業務は、受講申込書をエデュプレスで受け付け、PDF化し、そのデータを契約書No.と紐づけてお納めするというもの。申込書原本はエデュプレスで保管し、契約終了とともに溶解処理・廃棄しています。
PMS（個人情報保護マネジメントシステム）に則って機密情報・個人情報の取り扱いに配慮していることも、お客様のご安心ポイントです。
電子化したい書類はあるけれど、時間がない、人手がない・・・そのようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。